Auf Seiten des Vermieters bedarf es im Rahmen eines Mietverhältnisses der Beachtung besonderer Regelungen in Bezug auf die Verarbeitung personenbezogener Daten. Aus diesem Grund hat die liechtensteinische Datenschutzstelle kürzlich einen Newsbeitrag zu diesem Thema veröffentlicht.
Als personenbezogene Daten werden diejenigen Daten bezeichnet, welche sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Sowohl vor, während als auch nach Beendigung eines Mietverhältnisses hat der Vermieter die Regelungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten und deren Pflichten zu erfüllen. Vermieter sind im Allgemeinen dazu angehalten, die von ihnen benötigten Angaben so zurückhaltend wie möglich in Erfahrung zu bringen. Es sollten nur Daten erhoben werden, welche tatsächlich relevant und zweckgebunden sind. Dennoch können insbesondere Hausverwalter oder Maklerunternehmen aber auch private Vermieter eine beträchtliche Datenmenge erheben, speichern und verarbeiten. Welche Daten Vermieter sammeln und verarbeiten dürfen, hängt vom Status des jeweiligen Mietverhältnisses ab.
Vor Beginn des Mietverhältnisses dürfen Vermieter allgemeine Kontaktinformationen der Mietinteressenten in Erfahrung bringen. Zu den normalen Kontaktdaten gehören Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Während der Bewerbungsphase ist es dem Vermieter gestattet, weitere Informationen, welche ihm eine Auswahl erleichtern, abzufragen. Zu diesen Informationen gehören beispielsweise Angaben zur Zahlungsfähigkeit, zum Beruf und zur Anzahl der einziehenden Personen sowie Angaben zu Haustieren. Besonders sensible personenbezogene Daten (beispielsweise Informationen zur sexuellen Orientierung, Religion oder Vorstrafen) dürfen hingegen nicht erhoben werden. Geht es um den Vertragsabschluss, dürfen Vermieter zudem Daten erheben, welche für die Ausübung des Mietverhältnisses erforderlich sind. Dazu können die Kontoverbindungen der Betroffenen sowie Bürgschaftsverträge mit Privatpersonen oder Banken zählen. Die Rechtsgrundlage hierfür bildet die Vertragserfüllung. Kommt mit einem Mietinteressenten kein Mietvertrag zustande, sind dessen personenbezogenen Daten umgehend zu löschen.
Auch nach Abschluss des Mietvertrages dürfen Vermieter nicht wahllos Daten über ihre Mieter erheben. Regelmässig erhoben werden Ablesewerte für Strom, Wasser und Gas. Gewisse Daten können, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen Rechten und Pflichten aus dem Mietverhältnis erforderlich ist, an Dritte (z.B. Handwerker, Hauswartunternehmen, Telekommunikationsunternehmen) weitergegeben werden. Ausgehändigt werden dürfen die Kontaktdaten (insbesondere Name und Adresse) des Mieters. Grundsätzlich bedarf es dazu zwar nicht eines Einverständnisses des Mieters, die Vermieter können zu diesem Zweck dennoch zu Beginn des Vertragsverhältnisses das Einverständnis des Mieters für die fallbezogene Weitergabe seiner Kontaktdaten an bestimmte Handwerker einholen. Eine Betretung der Räumlichkeiten des Mieters darf in jedem Fall nur nach Vorankündigung und mit Einverständnis des Mieters erfolgen. Die Mieter sind über die Datenweitergabe zu informieren. Die Dritten sollten dazu verpflichtet werden, die Daten nach der Verarbeitung des Auftrags wieder zu löschen.
Ist das Mietverhältnis beendet und sind alle damit verbundenen offenen Forderungen abgewickelt, müssen die Daten der Mieter gelöscht werden, soweit sie nicht zur Erfüllung von Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten benötigt werden.
Für weitere Informationen steht Ihnen BWB jederzeit zur Verfügung. Sie können insbesondere auch unseren Datenschutzexperten, Dr. Philipp Mittelberger, kontaktieren.